1. Presentación

A partir de la versión 3.0, InfoLib fue completamente rediseñado para aprovechar las ventajas que ofrecen las tecnologías de Web e Internet. Su constante evolución a través de las versiones 3.5 y 4.0, ha permitido lograr un producto maduro y sumamente estable que explota al máximo el potencial de Internet.

En este documento, se describen las características de InfoLib Ver. 4.0 y de cada uno de sus módulos:

La implementación de InfoLib puede escalonarse en etapas. Como mínimo, es necesario instalar los módulos de Consulta, Catalogación e Inventario y Administración. Dependiendo de las necesidades de la biblioteca, se pueden incluir desde el inicio o en una etapa posterior los módulos de Circulación, Publicaciones Periódicas, y Reportes y Estadísticas.
 

Toda licencia de InfoLib incluye los servicios de instalación, documentación, capacitación y soporte técnico.
 
 
 
 

2. Características
 

2.1. Internet e intranets

A partir de la versión 3.0, InfoLib fue diseñado para ser utilizado a través de Internet y/o intranets (redes privadas basadas en los estándares de Internet).  Esto, entre otras ventajas, permite el acceso al sistema desde cualquier computadora personal (PC o Mac) que posea un browser (Netscape Navigator o Microsoft Explorer), y conectividad al sistema (vía red local, wide area network o Internet).

Si la institución cuenta con la infraestructura adecuada de comunicaciones, los usuarios podrán utilizar los servicios de InfoLib desde la red local de la biblioteca o centro de documentación, cualquier parte de la institución, sus hogares, o desde cualquier lugar en el mundo con acceso a Internet.

Por otro lado, si su biblioteca es pequeña o su institución aún no ha creado una infraestructura de comunicaciones,  InfoLib le permite ir creciendo conforme decidan ampliar la capacidad de comunicaciones.  Por ejemplo, InfoLib puede funcionar perfectamente bajo los siguientes ambientes (incrementales) de comunicaciones:

1. Una PC aislada sin red (stand alone).   En este caso, el servidor de InfoLib y el cliente se encuentran en la misma computadora.   Esta configuración le permite a bibliotecas pequeñas o bibliotecas que están iniciando su colección, automatizar la consulta (sec. 3.1) y la catalogación (sec. 3.2) de sus materiales.   Inclusive, es posible controlar el préstamo (sec. 3.3) de materiales desde la misma estación.
2. Red local de dos PCs o más.  Aunque no se cuente con un acceso permanente a Internet, es posible utilizar InfoLib en una red local.  En este caso, el servidor puede seguir siendo utilizado como una estación más de trabajo, lo cual reduce costos en la compra de equipo.  En este ambiente es posible asignar diferentes funciones a las estaciones de trabajo o PCs.  Por ejemplo, si la red constara de sólo dos PCs, una puede ser utilizada para catalogación y consulta y la otra para consulta y circulación.  Con más PCs, es posible asignar una a cada catalogador, una o más para circulación y el resto para consulta.
3. Campus Area Network.  Si la infraestructura de comunicaciones cubre todo el campus de la institución, entonces los usuarios podrán utilizar los servicios de InfoLib (secs. 3.1 y 3.3) a través de cualquier computadora en la red.  Esta configuración facilita el acceso al catálogo sin necesidad de estar físicamente ubicado en la biblioteca, y permite la consulta remota de documentos digitales (sec. 3.1, 3er. inciso).  Adicionalmente, dado que es posible utilizar InfoLib desde cualquier PC en el campus, se puede economizar reduciendo el número de estaciones de consulta en el edificio de la biblioteca.
4. Acceso permanente a Internet.  El acceso permanente a Internet permite que los usuarios accedan al sistema desde sus hogares, oficinas, otros campus de la institución, y desde cualquier parte en el mundo con acceso a Internet.

 

 

Al basar su interface en el Web, InfoLib se beneficia en varios aspectos, que van desde la administración del sistema (ver inciso 2.3), hasta la funcionalidad que ofrece.  A nivel de funcionalidad, InfoLib v4.0 permite:

• Búsqueda y Navegación de la información bibliográfica.  El interface a Web permite realizar búsquedas (o queries), en forma similar a como se hace en otros sistemas bibliográficos.

• Catalogación y búsqueda de documentos digitales y páginas de web.  InfoLib v4.0 permite catalogar páginas de Web, así como también otros materiales en multimedia.  Si el usuario tiene acceso a Internet, podrá navegar directamente al documento digital a que se hace referencia.  Algunos ejemplos de estos documentos pueden ser: una colección de fotografías, o cualquier otro website que pueda ser de interés para los usuarios de la biblioteca.

• Disponibilidad y reserva de materiales (sec. 3.3).  Los usuarios pueden verificar desde sus oficinas y hogares si un material se encuentra disponible. Si está disponible, entonces pueden reservarlo vía Web para asegurarse que el material esté en la biblioteca al momento de ir a prestarlo. Si el material no estuviera disponible, InfoLib v4.0 permite que los usuarios se pongan en cola de espera para cuando el material regrese a la biblioteca.

• Historia de préstamos.  Los usuarios pueden verificar la historia de préstamos de cualquier material, al mismo tiempo que el sistema garantiza la privacidad de los usuarios que han prestado los materiales. Los dos mecanismos que ofrece son:

• ¿Cuántas veces han prestado este título en los últimos trimestres?
• ¿Qué otros materiales han prestado los usuarios que prestaron este título?

 
• Compra en línea.  Si las políticas de la institución lo permiten, y si la dirección de la biblioteca así lo desea, es posible incluir links directos desde las citas bibliográficas hacia uno o más vendedores de libros en Internet (e.g., barnesandnoble.com, Amazon.com, etc.). Dependiendo del acuerdo que la biblioteca establezca con cada vendedor, es posible recibir recibe hasta un 15% de comisión del valor de la venta, al mismo tiempo que el usuario de la biblioteca paga lo mismo que si entrara directamente al sito del vendedor.

2.3. Bajo costo de ownership

El costo de ownership representa todos aquellos gastos en los que tiene que incurrir la empresa o institución para mantener un sistema computarizado en funcionamiento;  por lo que incluye, además del costo del producto, otros costos como las licencias de las herramientas empleadas y sus planes de mantenimiento, hardware, personal a cargo de administrar el sistema, etc.

Se tomaron en cuenta tres factores para reducir los costos de ownership de InfoLib v4.0:

1. Servidor en Windows NT.  Las herramientas, el hardware, y el costo de programación y administración son más bajos en Windows NT que en sistemas operativos propietarios.  Adicionalmente, Microsoft ofrece totalmente sin costo el servidor de Web (Internet Information Server) y otras herramientas que utiliza InfoLib.
      
2. Costo cero en el software de cada estación de trabajo.  InfoLib v4.0 únicamente requiere que la estación de consulta posea un browser de Netscape o Microsoft.  Los cuales están disponibles sin costo.
      
3. Administración sencilla de las estaciones cliente.  Al usar tecnología de intranets, ya no es necesario instalar el software de InfoLib en cada estación de trabajo.  De igual forma, tampoco es necesario instalar cualquier modificación o mejora del sistema en cada PC.  La versión más reciente es transferida automáticamente del servidor a las estaciones cliente.

3. Módulos
 

3.1. Consulta

El módulo de consultas permite el acceso al catálogo de InfoLib a través de prácticamente cualquier computadora personal (PC o Mac) con acceso al sistema.   Por ejemplo, aún usuarios con PCs con procesador 486, Windows 3.1 y acceso a Internet pueden consultar el sistema desde sus hogares.  El módulo de consulta es compatible con los principales browsers actualmente disponibles en el mercado.

• Permite consultar y navegar en la base de datos.

• Genera (on the fly) páginas en HTML a partir de la base de datos.  De esta forma, el usuario ve en páginas de Web los resultados de sus búsquedas.

• Es posible catalogar websites y otros documentos digitales y navegar hacia ellos.

• Permite guardar consultas anteriores usando los bookmarks del browser.

• Permite imprimir y guardar citas bibliográficas.

• Al estar integrado con el módulo de Circulación, indica si los materiales se encuentran disponibles, prestados o reservados. Si un material está reservado, indica el número de personas en cola de espera.

• A través del módulo de Circulación, permite que los usuarios autorizados (e identificados previo un código de acceso) puedan reservar y de-reservar materiales.

• No es necesario instalar software de InfoLib en las estaciones de consulta.  La versión más reciente es transferida automáticamente del servidor. De igual forma, no es necesario instalar upgrades a nuevas versiones.

• Compatible con Netscape Navigator 2.0, 3.0, 4.0 y 4.6 y Explorer 3.0, 4.0, y 5.0.

• Las estaciones cliente pueden usar procesadores Pentium o Intel 80486.

• Las estaciones cliente pueden funcionar en los sistemas operativos: Windows 3.1, Windows 95, WindowsNT, MacOS, Unix y Linux.

• Las estaciones cliente pueden conectarse vía modem, LAN, wide area network o a través de Internet.

 

 

3.2.  Catalogación e inventario

El módulo de catalogación de InfoLib fue diseñado para mejorar la calidad de los datos ingresados, y para reducir el esfuerzo y tiempo de catalogar e inventariar los nuevos materiales.

• Control de catalogación bibliográfica e inventario de materiales en un sólo interface.
• El formato y los campos de información bibliográfica pueden configurarse al momento de instalación para ajustarse a cualquier estándar de registro bibliográfico o a cualquier requerimiento específico.

• Permite trabajar a la par de otras bases de datos de información bibliográfica (e.g. Dewey on CD).  De esta forma se simplifica el proceso de trasladar información al sistema.

• Utiliza el sistema de consulta para verificar si un material no ha sido ingresado con anterioridad, y así evitar duplicidad de registros.

• Controla la unicidad de: autores, lugares, editoriales, formatos, idiomas, ilustraciones, encabezamientos de materia, y ubicaciones.   De esta forma, se mejora la consistencia y la calidad de la información, lo cual es importante a la hora de realizar consultas.

• El ingreso y la validación de la información funciona con menús (pull-down menus), evitando así la necesidad de usar códigos.

• El uso de formularios dinámicos de ingreso elimina la necesidad de dividir las pantallas de captura en múltiples ventanas que desorientan a los catalogadores.

• Permite crear nuevas citas bibliográficas a partir de citas existentes, o citas patrón. Por ejemplo, para ingresar los tomos de la Enciclopedia Británica, se puede ingresar el primer tomo completamente; y para los tomos restantes, se pide una copia del tomo I y solamente se cambia la información particular, como el número de tomo y el número de páginas.

• Internamente, cada referencia acepta un número ilimitado de autores, palabras clave, encabezamientos de materia, y copias de inventario.

• El sistema indexa las referencias automáticamente a partir de la identificación de palabras clave. No es necesario ejecutar procesos diarios de reindexamiento.

• El sistema genera citas bibliográficas directamente en HTML para poder ser consultadas en Web.

 

 

3.3.  Circulación

El módulo de circulación se encuentra integrado al control de inventarios y al módulo de consulta. Si se presta una copia, la transacción queda registrada en el módulo de inventarios, y se refleja en la cita del material a la hora de ser consultada.

• Permite utilizar código de barras para identificar el carnet de los usuarios, y para controlar el préstamo y la devolución de materiales (Esta es una opción, no es necesario que la biblioteca utilice código de barras).

• Desde una sola pantalla permite: 1) verificar los datos personales del usuario y su status en cuanto a préstamos, reservas y multas; y 2) operar préstamos, reservas, devoluciones, renovaciones, pago de multas, de-reservar, y cambios en los datos personales de los usuarios.

• Control de diferentes tipos de usuario con diferentes niveles de capacidad de préstamo y reserva. Por ejemplo, se puede crear el tipo de usuario "estudiante" y se le autoriza a prestar un máximo de cinco libros, por un máximo de 15 días, cada día de atraso genera una cantidad x de multa, no puede reservar más de tres libros al mismo tiempo y la reserva tiene una validez de dos días. De igual forma, se puede agregar un tipo de usuario "profesor" (o cualquier otro nombre), y se le autoriza, por ejemplo, a prestar un máximo de 10 libros hasta por 30 días.

• Control de diferentes tipos de circulación de materiales. Por ejemplo, se puede crear el tipo "normal de libros" y lo pueden prestar todos los usuarios hasta por 15 días. Y se puede crear el tipo "CD-ROM", el cual sólo lo pueden prestar los usuarios tipo "profesor" por un máximo de 5 días.

• Cálculo automático de multas por atraso, y registro del detalle de multas a pagar.

• Al estar integrado al módulo de consulta, los usuarios pueden verificar desde sus oficinas y hogares si un material se encuentra disponible, prestado o reservado. Si está reservado, InfoLib indica el número de personas en cola de espera.

• Control de reservación de libros por ser devueltos y manejo de colas de espera. Notificación a los usuarios cuando el libro en reserva ya está disponible.

• Los usuarios puede verificar (vía Web y previo el ingreso de un código de acceso) sus datos personales y su status en cuanto a préstamos, reservas y multas. Inclusive, pueden cancelar las reservas a materiales que ya no necesiten.

• Registro de anotaciones y memos referentes a los usuarios.

• Control de libros destruidos o extraviados.

3.4.  Publicaciones Periódicas

Este módulo permite llevar un registro de las publicaciones periódicas de la biblioteca:

• Control de los ejemplares de cada publicación periódica.

• Control de proveedores.
• Control de fechas de vencimiento y renovación de subscripciones.

• Capacidad para catalogar selectivamente artículos específicos (analíticas) dentro de una publicación periódica.

• Consulta a las publicaciones periódicas desde el módulo de Consulta.

• Listado de publicaciones periódicas por título, proveedor y por fecha de vencimiento.

3.5.  Administración

Este módulo permite administrar el sistema a través de un interface controlado.  Esto reduce la necesidad de manipular directamente la base de datos.  Algunas funciones son:

• Administración de códigos de acceso (passwords) para el staff de la biblioteca.

• Reconstrucción y reindexamiento automáticos de las citas bibliográficas.

• Actualización global de registros maestros (autores, lugares, etc.).

3.6.  Reportes y Estadísticas

El módulo permite generar reportes de apoyo o estadísticas de uso en forma impresa o en páginas de web.

• Ofrece una arquitectura abierta que le permite a los usuarios diseñar y añadir reportes.

• Para definir nuevos reportes y estadísticas basta tener conocimientos en dos estándares bien establecidos: SQL para extraer la información de la base de datos y HTML para definir el formato de salida.
       
• Los otros módulos (e.g., Circulación, Catalogación e inventario, Publicaciones periódicas, etc.) generan sus estadísticas y reportes a través de este módulo.